Die Basis für Intelligent Work: Menschen, Arbeitsorte und Technologien verbinden

Trotz umfassender Digitalisierungsinitiativen hat sich die Arbeit in den meisten Unternehmen nicht wirklich vereinfacht – im Gegenteil. Prozesse bleiben kompliziert, Informationen sind verstreut und der Wechsel zwischen verschiedenen Systemen kostet wertvolle Zeit.

Für Paul Birkett, VP Strategic Portfolio Management bei Ricoh Europe, liegt die Ursache nicht in einem Mangel an Technologie. Vielmehr fehlt die Verbindung zwischen digitalen Lösungen und der Arbeitsumgebung selbst.

Das Problem ist nicht der Arbeitsplatz, sondern die vielen isolierten Arbeitsabläufe

Unternehmen haben in den vergangenen Jahren massiv in digitale Technologien, Plattformen und Infrastrukturen investiert. Das Ziel war, Arbeit einfacher und effizienter zu gestalten. In der Praxis ist jedoch häufig das Gegenteil entstanden: eine fragmentierte Arbeitsumgebung.

Mitarbeitende wechseln täglich zwischen verschiedenen Geräten, Anwendungen und Arbeitsorten, die nicht nahtlos miteinander verbunden sind. Meetingräume, Tools, Buchungssysteme, Sensoren, AV-Technik und Workplace Services funktionieren oft nebeneinander statt miteinander. Die Aufgabe, diese unterschiedlichen Systeme zu koordinieren, liegt damit häufig bei den Nutzenden selbst. Viele Mitarbeitende verbringen einen erheblichen Teil ihrer Zeit damit, Verbindungen zwischen Systemen herzustellen, Informationen zusammenzutragen oder Prozesse manuell zu überbrücken. Sie gleichen damit die Lücken aus, die durch isolierte Lösungen entstanden sind. 

Das kostet Zeit, erzeugt Reibungsverluste und bremst die Produktivität. Viele Unternehmen stellen deshalb fest, dass Arbeit nicht deshalb langsamer wird, weil Menschen weniger leisten, sondern weil die Komplexität der Arbeit kontinuierlich zunimmt.

Hybrides Arbeiten, KI und alte Systeme treiben die Komplexität weiter voran

Diese Herausforderung wird derzeit durch drei Entwicklungen zusätzlich verstärkt. Erstens hat hybrides Arbeiten die Erwartungen der Mitarbeitenden verändert. Flexibilität zählt heute zu den wichtigsten Faktoren bei der Wahl eines Arbeitgebers – häufig noch vor finanziellen Anreizen. Zwar haben viele Unternehmen entsprechende Richtlinien eingeführt, doch die tatsächliche Erfahrung im Arbeitsalltag bleibt oft uneinheitlich. Technische Hürden, Medienbrüche und unterschiedliche Arbeitsbedingungen erschweren eine reibungslose Zusammenarbeit.

Zweitens weckt Künstliche Intelligenz große Erwartungen an Produktivität und Effizienz. Die versprochenen Potenziale haben sich bislang nicht überall vollständig entfaltet. Die Richtung ist jedoch klar: KI wird die Art und Weise, wie gearbeitet wird, grundlegend verändern. Für Unternehmen stellt sich daher nicht die Frage, ob dieser Wandel kommt, sondern wie er erfolgreich in die Praxis umgesetzt werden kann.

Drittens fließt ein erheblicher Teil der IT-Budgets weiterhin in den Betrieb und die Wartung bestehender Altsysteme. Die digitalen Transformationsprojekte der vergangenen Jahre haben in vielen Unternehmen komplexe IT-Landschaften geschaffen, die kontinuierliche Investitionen erfordern. Dadurch bleibt häufig nur begrenzter Spielraum für Innovationen und neue Technologien.

Das Zusammenspiel dieser drei Faktoren vergrößert die Lücke zwischen Anspruch und Realität. Unternehmen wollen flexibler, produktiver und innovativer werden. Gleichzeitig erschweren fragmentierte Arbeitsumgebungen und gewachsene Systemlandschaften genau diese Entwicklung.

Die fehlende Verbindung zwischen physischer und digitaler Arbeitswelt

Viele Unternehmen investieren gezielt in digitale Technologien und Prozesse. Dabei gerät jedoch ein entscheidender Faktor leicht aus dem Blick: die Arbeitsumgebung, in der diese Technologien täglich genutzt werden.

Arbeit findet nicht ausschließlich auf Bildschirmen statt. Menschen nutzen Meetingräume, Displays, Endgeräte, Arbeitsplatzkonzepte und gemeinsam genutzte Bereiche. All diese Elemente beeinflussen, wie produktiv Teams arbeiten, wie gut Zusammenarbeit funktioniert und wie reibungslos Arbeitsabläufe gestaltet werden können.

In vielen Unternehmen existieren die physische und die digitale Arbeitswelt jedoch noch weitgehend nebeneinander statt miteinander. Genau hier setzt ein intelligenter Ansatz für die Arbeitswelt an: Er verbindet alles, womit Mitarbeitende täglich arbeiten, zu einer durchgängigen und vernetzten Arbeitsumgebung.

Von isolierten Systemen zu intelligent vernetzten Arbeitsumgebungen

Statt von Mitarbeitenden zu erwarten, die zunehmende Komplexität selbst zu bewältigen, sollte die Arbeitsumgebung sie dabei unterstützen. Dafür müssen Systeme, Arbeitsbereiche und Services intelligent miteinander verknüpft werden. Sie müssen Informationen austauschen, den jeweiligen Kontext berücksichtigen und sich an die tatsächlichen Anforderungen der Nutzenden anpassen. Das verändert auch die Art und Weise, wie tägliche Arbeit organisiert wird.

Ein einfaches Beispiel ist die Planung eines Meetings. Heute bedeutet das häufig, Kalender abzugleichen, die passende Raumgröße abzuschätzen, die benötigte Technik zu berücksichtigen und darauf zu hoffen, dass vor Ort alles funktioniert. In einer vernetzten Arbeitsumgebung läuft dieser Prozess deutlich effizienter ab. Das System erkennt, wer teilnimmt und ob die Teilnahme vor Ort oder virtuell erfolgt. Es schlägt einen geeigneten Raum vor, berücksichtigt die benötigte Technik und stellt sicher, dass die verfügbaren Ressourcen den Anforderungen des Meetings entsprechen. Auch Faktoren wie Raumauslastung oder Raumzustand können dabei automatisch einbezogen werden.

Treten Probleme auf, müssen sich Nutzende nicht selbst um die Lösung kümmern. Störungen können automatisch erkannt, analysiert und an die zuständigen Support-Teams weitergeleitet werden. Gleichzeitig werden passende Alternativen in Echtzeit bereitgestellt. Das Ergebnis sind reibungslosere Abläufe und weniger Unterbrechungen im Arbeitsalltag. Nicht, weil es weniger Systeme gibt, sondern weil die vorhandenen Systeme sinnvoll zusammenarbeiten.

Warum Daten und Kontext die Grundlage für intelligentes Arbeiten sind

Eine zentrale Voraussetzung für intelligentes Arbeiten ist die Fähigkeit, Daten aus unterschiedlichen Bereichen der Arbeitsumgebung zusammenzuführen und im richtigen Kontext zu nutzen.

Erst wenn Unternehmen einen ganzheitlichen Blick auf Geräte, Arbeitsbereiche und Nutzerinteraktionen erhalten, können sie von einer reaktiven zu einer proaktiven Arbeitsweise wechseln. Probleme werden nicht erst dann erkannt, wenn sie bereits Auswirkungen haben, sondern können frühzeitig identifiziert werden. Ressourcen lassen sich gezielter einsetzen, und Entscheidungen basieren auf tatsächlichen Nutzungsmustern statt auf Annahmen.

Genau darin liegt auch der Schlüssel für den erfolgreichen Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Ohne vernetzte Daten bleiben KI-Anwendungen auf einzelne Systeme und Prozesse beschränkt. Erst eine integrierte Sicht auf die Arbeitsumgebung ermöglicht es, bereichsübergreifende Abläufe zu unterstützen.

KI kann dann nicht nur erkennen, was passiert, sondern auch warum etwas passiert und welche Maßnahmen als Nächstes sinnvoll sind. Dadurch wird sie vom reinen Analysewerkzeug zu einem aktiven Unterstützer im Arbeitsalltag.

IT-Betrieb vereinfachen und Risiken reduzieren

Auch für IT-Teams bietet dieser Ansatz erhebliche Vorteile. Anstatt eine Vielzahl isolierter Plattformen zu verwalten und fortlaufend auf Störungen reagieren zu müssen, erhalten sie einen ganzheitlichen Überblick über die Arbeitsumgebung. Das vereinfacht den IT-Betrieb, reduziert die Komplexität von Integrationen und schafft eine stabilere und zuverlässigere Grundlage für den Arbeitsalltag.

Gleichzeitig werden Zeit und Budget frei, die gezielt in Projekte investiert werden können, die echten Mehrwert für das Unternehmen schaffen.

Davon profitieren auch die Mitarbeitenden. Sie arbeiten in einer konsistenteren und intuitiveren Umgebung, in der Technologie sie bei ihren Aufgaben unterstützt, statt zusätzliche Hürden zu schaffen.

Produktivität menschlicher gestalten

Letztlich geht es nicht nur darum, Systeme zu verbessern, sondern die Art und Weise, wie Menschen arbeiten. Werden unnötige Hürden und Reibungsverluste beseitigt, können sich Mitarbeitende besser konzentrieren, effektiver zusammenarbeiten und ihr Potenzial optimal entfalten. Werden Daten sinnvoll miteinander verknüpft, können Unternehmen fundiertere Entscheidungen treffen. Und sorgen stabile und verlässliche Prozesse für einen reibungslosen Arbeitsalltag, stärkt das das Vertrauen in die gesamte Arbeitsumgebung.

Diese Faktoren hängen eng miteinander zusammen. Wer lediglich einzelne Bereiche optimiert, löst oft nur einen Teil des Problems. Erst wenn Technologie, Arbeitsumgebung und Prozesse zusammenspielen, entfaltet sich das volle Potenzial intelligenter Arbeit.

Wenn alles nahtlos zusammenspielt

Der Weg zu intelligenter Arbeit bedeutet nicht, bestehende Systeme komplett auszutauschen. Im Gegenteil: Das größte Potenzial liegt darin, vorhandene Investitionen besser miteinander zu verknüpfen und Technologien, Plattformen sowie Arbeitsumgebungen sinnvoll zusammenzuführen.

Unternehmen benötigen nicht zwangsläufig mehr Technologien. Entscheidend ist, vorhandene Systeme, Daten und Arbeitsumgebungen besser miteinander zu verbinden.

Denn intelligente Arbeit entsteht nicht durch zusätzliche Tools, sondern durch das Zusammenspiel der Technologien, die bereits vorhanden sind.