In der heutigen flexiblen Arbeitsumgebung sind hybride Meetings zu einem Standard geworden. Hybride Meetings kombinieren die Flexibilität von Remote-Arbeit mit dem Engagement von persönlichen Interaktionen und bieten das Beste aus beiden Welten. Diese Mischung aus virtueller und physischer Präsenz bringt jedoch Herausforderungen mit sich, die sich auf das Arbeitsumfeld auswirken, zu Reibungsverlusten bei der Zusammenarbeit führen und das Engagement der Mitarbeitenden beeinträchtigen können. Ein schlechtes Mikrofon, Gesichter, die auf einem Bildschirm am Ende des Tisches flackern, ein Laptop, der ungünstig positioniert ist, um alle zu erfassen – Sie kennen diese Situationen wahrscheinlich. 

Da hybrides Arbeiten inzwischen normal ist, ist es wichtig, diese Herausforderungen zu erkennen und zu bewältigen, um sicherzustellen, dass Ihre hybriden Meetings für alle Teilnehmenden produktiv und inklusiv sind. In diesem Blog haben wir eine Liste der fünf häufigsten Herausforderungen bei hybriden Meetings zusammengestellt und geben Ihnen Tipps, wie Sie diese lösen können. Und wenn Sie mehr über das Thema erfahren möchten, können Sie am Ende dieses Blogs unseren umfassenden Guide zur Verbesserung Ihrer eigenen hybriden Meetings herunterladen.

1. Technische Hürden

Wie Sie wahrscheinlich wissen, können technische Probleme ein Meeting zum Scheitern bringen und Ihre Produktivität und Ihr Engagement beeinträchtigen. Schlechte Videoqualität, Audiounterbrechungen und instabile Internetverbindungen gehören zu den häufigsten Problemen. Daher muss sichergestellt werden, dass Ihr Team überall Zugang zu hochwertiger, zuverlässiger Technologie hat. Dazu gehören hochwertige Meeting- und Collaboration-Tools, ein gutes Netzwerk, aber auch benutzerfreundliche Geräte, die eine klare Audio- und Videoqualität liefern. Dies gewährleistet eine reibungslose und professionelle Kommunikation zwischen Ihren Teams, Kunden und allen anderen. 

2. Engagement und Inklusion

Bei hybriden Meetings haben die Remote-Teilnehmer oft Mühe, sich so einbezogen zu fühlen wie die Teilnehmenden vor Ort. Dies wirkt sich auf die Gesamtmotivation und sogar auf die Produktivität aus. Sie sollten daher eine Meeting-Umgebung schaffen, in der sich alle gleichermaßen einbezogen fühlen. Dies beginnt damit, das Unternehmen mit der richtigen Technologie auszustatten. Dazu gehören hochwertige Kameras und Mikrofone, sowie Tools für die Zusammenarbeit, die eine gemeinsame Nutzung und Interaktion in Echtzeit ermöglichen, wie Microsoft Teams oder Zoom. Und auch jede andere Anwendung, die Funktionen für die Zusammenarbeit bietet und dazu beitragen kann, die Kluft zwischen persönlich anwesenden und Remote-Teilnehmern zu überbrücken. Eine durchdachte Platzierung von Bildschirmen, Mikrofonen und Kameras kann auch das Erlebnis für die Remote-Teilnehmer verbessern, so dass sie sich mehr mit dem Meeting verbunden fühlen.

Eine Kultur der Inklusion ist ebenfalls ein grundlegender Bestandteil davon. Es muss sichergestellt werden, dass Remote-Teilnehmende nicht nur passive Beobachter, sondern aktive Mitwirkende sind. Fördern Sie eine gleichberechtigte Beteiligung, indem Sie Techniken einsetzen, die es jedem ermöglichen, unabhängig von seinem Standort problemlos zu interagieren. Wählen Sie z. B. systematisch einen Moderator aus der das Meeting koordiniert.

3. Die falsche Büroaufteilung

Die räumliche Aufteilung Ihrer Büroräume kann die Effektivität hybrider Meetings erheblich beeinflussen. Es ist wichtig, Zonen für konzentriertes Arbeiten und andere für Besprechungen oder Zusammenarbeit einzurichten. Zumal hybride Besprechungen oft online stattfinden, auch wenn die Teilnehmenden im Büro sind, so dass die physische Anwesenheit eher ein Nachteil als eine Gelegenheit zur Zusammenarbeit ist. Daher ist es sehr wichtig, dass die Besprechungsräume mit der richtigen Technologie ausgestattet, leicht zugänglich und an die verschiedenen Besprechungsbedürfnisse angepasst sind und dass die Sitzordnung die Sicht- und Hörbarkeit für alle erleichtert. Denn schließlich wollen Sie den Mitarbeitenden die Nutzung der Räume leicht und attraktiv machen.  

4. Schlechte Meeting-Etikette

In einer hybriden Umgebung, sei es ein internes Meeting oder eine Kundenbesprechung, entstehen oft unangenehme Situationen aufgrund schlechter Praktiken und Verhaltensweisen, wie z. B. verspätetes Erscheinen oder häufige Unterbrechungen. Die Festlegung klarer Richtlinien für die Etikette bei Meetings kann diese verringern. Insbesondere bei Kundenbesprechungen ist es wichtig, das gleiche professionelle Auftreten wie bei persönlichen Treffen zu wahren. Geben Sie Hinweise, wie man signalisiert, dass man etwas sagen möchte, z.B. über die Handhebefunktion, und wie man die Stummschaltfunktion richtig einsetzt.

5. Mangelnde Sicherheit in der Kommunikation

In jedem Unternehmen ist der Schutz sensibler Daten von größter Bedeutung. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Kommunikationsplattformen sicher sind, können Sie potenzielle Verstöße verhindern und die wichtigen Informationen Ihres Unternehmens schützen. Entscheiden Sie sich für Lösungen mit End-to-End-Verschlüsselung und erweiterten Zugangskontrollen. Auf diese Weise können Sie die Vertraulichkeit und Sicherheit in Ihren hybriden Meetings gewährleisten.