Gesetzesänderung! Verpflichtender Empfang von E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Der Versand von E-Rechnungen wird zukünftig ebenfalls für alle Unternehmen zur Pflicht. Hier gibt es aber noch Übergangsregelungen. Ebenfalls bis zur Einführung der sogenannten Meldepflicht. Das bedeutet, die EU fordert zukünftig umsatzsteuerrelevante Daten an die jeweilige Steuerbehörde zu übertragen. Ricoh als Provider im TRAFFIQX® Netzwerk ist auf diese neue Situation bestens vorbereitet. Mit über 400 Formaten setzt Ricoh auf eine Portallösung, die keine Wünsche offenlässt. Testen Sie uns!
Digitale Rechnungen – schnell, sicher, automatisiert
FAQ zum Thema E-Rechnung
Für wen ist die E-Rechnung Pflicht?
Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine bedeutende Änderung im deutschen Umsatzsteuerrecht in Kraft: Unternehmen mit Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte in Deutschland sind verpflichtet, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten zu können. Diese Maßnahme ist Teil der digitalen Transformation der Steuerverwaltung und soll die Effizienz sowie Transparenz im Geschäftsverkehr erhöhen.
Die E-Rechnung muss dabei einem strukturierten, maschinenlesbaren Format entsprechen – etwa gemäß dem europäischen Standard EN 16931 (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). Klassische PDF- oder Papierrechnungen gelten nicht mehr als rechtskonforme elektronische Rechnungen. Die Verpflichtung betrifft alle inländischen Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind zur Annahme von E-Rechnungen verpflichtet, jedoch von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen.
Für bestimmte Sonderfälle wie Kleinbetragsrechnungen bis 250 € oder Fahrkarten gelten Ausnahmen. Eine Übergangsregelung erlaubt bis Ende 2026 weiterhin die Nutzung von Papier- oder PDF-Rechnungen, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2028 wird die Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich dann vollständig verpflichtend.
Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer PDF-Rechnung?
Der zentrale Unterschied liegt im Format und der Verarbeitbarkeit: Eine PDF-Rechnung ist lediglich ein bildhaftes Dokument, das für Menschen lesbar ist, aber keine strukturierten Daten enthält. Sie muss manuell oder per OCR in Buchhaltungssysteme übertragen werden.
Eine E-Rechnung hingegen basiert auf einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (z. B. XML nach EN 16931) und ermöglicht eine automatisierte, medienbruchfreie Verarbeitung. Ab 2025 ist sie im B2B-Bereich gesetzlich vorgeschrieben und ersetzt die klassische PDF-Rechnung als rechtskonformes Format.
Wie funktioniert das mit der E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist ein digitaler Rechnungsprozess, bei dem alle relevanten Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (z. B. XML) übermittelt werden. Sie basiert auf dem EU-Standard EN 16931 und ermöglicht eine durchgängige elektronische Verarbeitung – von der Erstellung bis zur Buchung.
So läuft der Prozess ab:
1. Erstellung: Die Rechnung wird in einem E-Rechnungsformat wie XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.
2. Übermittlung: Der Versand erfolgt über digitale Kanäle, z. B. per E-Mail, über das Peppol-Netzwerk oder über spezielle Plattformen.
3. Empfang & Prüfung: Der Empfänger erhält die strukturierte Datei, die automatisch auf formale Richtigkeit geprüft werden kann.
4. Verarbeitung: Die Daten werden direkt in das Buchhaltungssystem übernommen – ganz ohne manuelle Eingabe oder Medienbrüche.
5. Archivierung: Die E-Rechnung wird digital und revisionssicher gespeichert.
Vorteile:
- Schnellere Verarbeitung
- Weniger Fehlerquellen
- Automatisierte Buchung
- Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ab 2025 im B2B-Bereich
Die E-Rechnung ist damit ein zentraler Baustein der digitalen Transformation im Rechnungswesen.
Dokumente empfangen mit Ricoh IDX
Mit Ricoh IDX gelangen Rechnungen direkt ins ERP-System – digital, automatisiert und effizient. Papierrechnungen lassen sich per Ricoh MFP und Smart Integration einfach ins Portal übertragen. Alternativ übernehmen wir die Digitalisierung für Sie – bis hin zur digitalen Poststelle mit Ricoh Personal. Hier geht es zum Ricoh IDX-Portal.
Dokumente versenden mit Ricoh IDX
Mit Ricoh IDX versenden Sie Dokumente ganz einfach im gewünschten Format – automatisch angepasst an Ihre Kunden oder Lieferanten. Digitale Belege sparen Druck- und Portokosten. Falls nötig, übernimmt Ricoh auch den Druck, Versand oder Fax – alles einmal im Portal definiert. Hier geht es zum Ricoh IDX-Portal.
Elektronische Rechnung
Die elektronische Rechnungsabwicklung ist sehr effizient und spart Kosten und Zeit. Mit dem Ricoh IDX-Portal können Sie Rechnungen digital empfangen und versenden. Das Senden ist denkbar einfach. Als Kunde des Ricoh IDX-Portal definieren Sie für jeden Kunden und Lieferanten einmal das Format, so wie dieser die Dokumente empfangen möchte. Das Ricoh IDX-Portal wandelt die Dokumente nach Kundenwunsch um. Sie müssen sich um nichts mehr kümmern.
Wenn Sie Daten statt Papier verschicken und empfangen, schonen Sie Ressourcen und vermindern Ihren CO2-Ausstoß für Druck und Transport. Damit sparen Sie Druck- und Portokosten, schonen die Umwelt und sind schneller. Das wiederum erhöht die Liquidität Ihres Unternehmens.
XRechnung
Aufgrund von gesetzlichen Richtlinien muss die Öffentliche Verwaltung digitaler werden. Schon im Dezember 2016 hat der Deutsche Bundestag das E-Rechnungs-Gesetz beschlossen. Demnach müssen Behörden seit April 2020 die XRechnung empfangen können und ihre Lieferanten müssen die XRechnung zumindest an Bundesbehörden senden. Es folgen für Bundesländer und Kommunen ebenfalls zeitlich abgestufte Regelungen.
Als Mitglied im Ricoh IDX-Netzwerk ist jedes Format möglich. Ist Ihr Kunde eine Behörde, so definiert diese einmal, dass sie die XRechnung erhalten möchte. Sie stellen die Rechnung weiter aus wie bisher und das Portal wandelt die Rechnung problemlos um und sendet diese digital an die Behörden.
Elektronische Signatur
In Ricoh IDX bieten wir beim elektronischen Versand zusätzlich Datensätze mit qualifizierter elektronischer Signatur gemäß §14 UStG an. Die Signatur kann wahlweise eingebettet oder separat mitgeliefert werden.
Da der Empfänger eines per Signatur gesicherten Dokuments zur Überprüfung der Signatur verpflichtet ist, werden empfangene signierte Dokumente über das Ricoh IDX Portal automatisch geprüft und das Prüfprotokoll als Bestandteil des übermittelten Datenpakets beigelegt.
Die Einrichtung der digitalen Signatur für den elektronischen Belegversand gehört zur Grundeinrichtung des Ricoh IDX Accounts.
OnlineZugangsPlattform für eRechnung - OZP
Öffentliche Behörden sind verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dieser Wechsel von Papierdokumenten hin zu reinen elektronischen Datensätzen stellt öffentliche Auftraggeber vor eine große Herausforderung. Die XRechnung ist in Deutschland seit November 2020 gesetzlich verpflichtendes Rechnungsformat, aber die meisten Behörden und Unternehmen können diese nicht verarbeiten.
Wir haben dafür eine einfache und benutzerfreundliche Lösung parat. Mit der Ricoh IDX OnlineZugangsPlattform (OZP) stellen wir eine E-Rechnungs-Verordnung konforme Rechnungseingangsplattform online zur Verfügung. So können Sie elektronische Rechnungen erstellen bzw. hochladen und an den Rechnungsempfänger übermitteln. Ihr Vorteil: Ihre Lieferanten können die XRechnung ganz ohne Installationen oder IT-Projekte an Sie senden. Damit wird die gesetzliche Vorgabe erfüllt.
Für Sie ergeben sich daraus aber noch viele weitere Pluspunkte. Ihre Lieferanten können nicht nur über die OZP die Rechnung an Sie einreichen, Sie sind auch über Peppol erreichbar und von vielen Tausenden Lieferanten die sich bei Ricoh IDX und im TRAFFIQX-Netzwerk angeschlossen haben. Dabei erhalten Sie neben der originalen XRechnung auch genau den Datensatz, den Sie für Ihr ERP-System benötigen und bei Bedarf ein PDF. Gern kümmern wir uns für Sie auch um die Langzeitarchivierung. Die Nutzung der Ricoh IDX OnlineZugangsPlattform ist für Ihre Lieferanten kostenlos. Fragen Sie einfach ein Nutzerkonto an.
Internationales eInvoicing
Viele Länder suchen einen Weg ihre Steuergesetze durchzusetzen. Die elektronische Rechnung und das elektronische Steuer-Reporting werden damit in immer mehr Ländern zur Norm.
International tätige Unternehmen müssen daher verschiedene eRechnung-Standards umsetzen, wenn sie weiterhin international Geschäfte machen möchten. Die elektronische Rechnungsstellung und die Einhaltung der diversen Mehrwertsteuervorschriften gehören zu den größten Herausforderungen, denen sich Unternehmen aktuell stellen müssen. Viele Länder entwickeln eigene spezielle Rechnungsformate, die von den Unternehmen eingehalten werden müssen. Dies betrifft vorwiegend Rechnungen im B2B und im B2G (Business-to-Government) Bereich.
Die Europäische Union arbeitet an einer einheitlichen Lösung für die teilnehmenden Länder. Dieses CTC-Modell (Continuous Transaction Control) wird als sogenanntes Meldesystem zukünftig sicherlich auch in Deutschland eingeführt werden. Zumindest wurde dies im Koalitionsvertrag der aktuellen Regierung angekündigt.
Die vielen Regelungen machen es nicht einfach, den Überblick zu behalten. Für international agierende Unternehmen bedeutet dies einen hohen Zeit- und Kostenaufwand. Werden die Formate nicht eingehalten, kann dies mit hohen Sanktionen verbunden sein.
Ricoh bietet Ihnen eine Plattform, die Ihre Rechnungen in das gewünschte Format umwandelt und sicher zustellt oder empfängt. Alle neuen gesetzlichen Bestimmungen werden aktuell angepasst und die weltweite Rechtskonformität ist gegeben.
Die eInvoicing Anforderungen der verschiedenen Länder werden über die Ricoh IDX Plattform erfüllt. Ihre Rechnungen werden in das spezielle Länderformat transferiert.
Dies sind zum Beispiel:
- Italien: Fattura PA (seit 01.01.2019 für B2B und B2G)
- Österreich: ebInterface
- Deutschland: XRechnung (seit 2019 für B2G verpflichtend), seit 01.01.2025 muss jedes Unternehmen im B2B-Bereich eRechnungen empfangen können, ab 01.01.2027 müssen alle Unternehmen eRechnungen versenden
- Skandinavien, EU, Asien: über Peppol Roaming oder VeR (Verband elektr. Rechnung) Roaming Neu hinzugekommen ist seit 01.01.2023
- Belgien: Verpflichtende elektronische Rechnung ab Januar 2026 über Peppol. TRAFFIQX ist Peppol Access Point.
- Frankreich: Ab 01.09.2026 gibt es die Empfangspflicht der elektronischen Rechnung für alle Unternehmen und die Empfangs- und Versandpflicht für große Unternehmen. Alle eRechnungen müssen über eine PA (Plateforme Agrée) laufen. TRAFFIQX ist zertifizierter E-Invoicing-Provider; zukünftig auch für Frankreich
- Polen: Ab 01.02.2026 gibt es die eRechnungspflicht für Unternehmen mit einem Bruttoumsatz von mehr als 200 Mio. Zloty. Alle anderen ab 01.04.2026. Rechnungsaustausch nur über KSeF 2.0; es drohen Strafen bei Nichtverwendung.
- Serbien: XML-Format mit qualifizierter elektronischer Signatur (für B2B und B2G) Zusätzlich hat die serbische Regierung ein System namens Sistem za Upravljanje Fakturama (SUF) eingeführt, das Teil der eInvoicing-Plattform des Landes ist. Das System speichert alle E-Rechnungen und stellt sie den zuständigen Behörden zum Abruf bereit. Im Fall der Nichteinhaltung drohen hohe Geldstrafen.
Insgesamt haben wir über 450 verschiedene Formate im Angebot. Mit Ricoh als Provider im TRAFFIQX® Netzwerk sind Sie immer aktuell auf dem neuesten Stand aller internationalen Formate.
PIA – Lohn- und Gehaltsportal für MitarbeiterInnen
Das Versenden von Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist eine anspruchsvolle und aufwendige Angelegenheit. Der Versand sollte vor allem sicher sein, denn es handelt sich um vertrauliche Daten. E-Mails sind da keine gute Lösung. Der Versand der Abrechnungen per Papier ist aufwendig und durch Erstellung und Porto relativ teuer.
Ein sicherer Weg ist es, wenn die MitarbeiterInnen sich Ihre Abrechnung selbst von einem Portal downloaden können. Ein Zugangslink wird individuell zugestellt und somit kann jederzeit und von jedem Ort mobil auf die Daten zugegriffen werden.
Papierablage und dicke Ordner sind dann Vergangenheit. Mit PIA bietet Ricoh einen speziellen Zugang für Ihre Belegschaft, die aufgefordert wird, sich selbst im Portal zu registrieren und zukünftig dort die Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu verwalten.
Wer sich nicht anmeldet bekommt automatisiert die Abrechnung weiterhin per Brief zugesandt. Die gesamte Verwaltung welche Person welches Format erhält übernimmt das Portal. Ricoh kümmert sich dann selbstverständlich um das Einladungsmanagement der MitarbeiterInnen und um den pünktlichen und seriösen Versand der Abrechnungen.
