E-Rechnungspflicht-Update ab 2027
Vom Muss zum Wow: Jetzt E-Rechnung angehen
Mit der neuen Gesetzeslage wird die elektronische Rechnung im B2B‑Umfeld ab 2027 verbindlich. Unternehmen müssen dann nicht nur E‑Rechnungen empfangen, sondern diese auch in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format versenden. Ein einfaches PDF per E‑Mail reicht künftig nicht mehr aus.
Hintergrund ist die geplante EU‑weite Übermittlung umsatzsteuerrelevanter Daten, um Steuerbetrug zu reduzieren und Prozesse zu vereinheitlichen. Für Unternehmen bedeutet das: Handlungsbedarf – aber auch die Chance auf effizientere und automatisierte Rechnungsprozesse.
Ricoh begleitet Sie dabei als erfahrener Experte – von der strategischen Beratung bis zur Einführung Ihrer neuen E‑Rechnungs‑Lösung.
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Gesetzliche E-Rechnungs-Anforderungen im Überblick
Diese vier Bereiche müssen Unternehmen berücksichtigen
-
Erstellen & Versenden
-
Empfangen & automatisiert Verarbeiten
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Validierung
-
Automatische Meldung an die Finanzbehörden
Erstellen & Versenden
E-Rechnung erstellen und sicher versenden
Unternehmen müssen E‑Rechnungen ab 2027 in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellen. Zulässige Formate entsprechen der EU‑Norm EN 16931. Dazu gehören z. B.:
- XRechnung (in Deutschland verpflichtender Standard für Behörden)
- ZUGFeRD ab Version 2.0 (Hybridformat aus PDF + XML)
- Internationale Standards – insgesamt über 400 Formate sind technisch möglich, abhängig von Markt, Branche und Exchange-Netzwerken.
Sichere Übertragung statt E‑Mail
Eine PDF-Datei ist kein strukturiertes Format und gilt daher ab 2027 nicht mehr als gesetzeskonforme E-Rechnung. Der Versand per E‑Mail ist zwar weiterhin zulässig, jedoch kein sicherer Übermittlungsweg, da E‑Mails abgefangen und Rechnungsdaten dabei verändert werden können. E‑Rechnungen sollten daher über geprüfte, nachvollziehbare Übertragungswege gesendet werden, z. B.:
- Eine Portallösung, wie z.B. das TRAFFIQX® Netzwerk
- PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online): ein internationales Netzwerk für den sicheren Austausch elektronischer Geschäftsdokumente.
Zustellnachweis
So unterstützen wir Sie
Unsere Lösung Ricoh Intelligent Data Exchange ermöglicht den Versand über alle relevanten Kanäle, erstellt revisionssichere Zustellnachweise und ist ein zertifizierter PEPPOL Access Point Provider. Dies ermöglicht einen vollständig automatisierten und somit medienbruchfreien Versand auch an große Mengen von elektronischen Rechnungen. Wir sorgen dafür, dass Sie Rechnungen weltweit austauschen können. Und dies zukunftssicher, da wir uns stets um die aktuellen Formate und veränderte Meldepflichten an Finanzbehörden kümmern.
Empfangen & automatisiert Verarbeiten
E-Rechnungen sicher empfangen und automatisiert verarbeiten
Unternehmen müssen:
- E-Rechnungen seit 01.01.2025 empfangen können.
- Eingehende Rechnungsformate automatisiert verarbeiten.
- Ab 2027 den Empfang inklusive Validierungsbericht sicherstellen.
Warum das wichtig ist:
Nur strukturierte Daten ermöglichen automatisierte Verarbeitungsschritte in Ihre Systeme (Prüfung, Freigabe, Buchung). Missverständnisse oder Übertragungsfehler, die für eine fehlerhafte Weiterverarbeitung sorgen, werden minimiert. Rechnungen bleiben revisionssicher nachweisbar.
So unterstützen wir Sie
Mit unserer Lösung Ricoh Intelligent Data Exchange übernehmen wir für Sie sämtliche Empfangswege – inklusive Formatnormalisierung, falls Lieferanten unterschiedliche Standards verwenden.
Validierung
Rechtskonforme Validierung aller ein- und ausgehenden E‑Rechnungen
Jede eingehende und ausgehende E‑Rechnung muss technisch validiert werden.
Was bedeutet „Validierung“?
Die XML‑Daten der Rechnung werden geprüft, u. a. auf:
- Struktur (entspricht sie dem europäischen Standard EN 16931?)
- Pflichtfelder (z. B. Steuersätze, Rechnungsbeträge)
- Konsistenz der Informationen
- Konformität mit gesetzlichen und technischen Spezifikationen
Ein Validierungsprotokoll muss nachweisbar archiviert werden, die GoBD fordern eine revisionssichere Aufbewahrung von mindestens 8 Jahren.
Risiko: Verlust des Vorsteuerabzugs
Fehlerhafte E‑Rechnungen werden ab 2027 als „sonstige Rechnungen“ eingestuft. Das bedeutet:
- kein Vorsteuerabzug möglich
- mögliches Steuerrisiko bei Betriebsprüfung
- potenziell hohe Nachzahlungen
So unterstützen wir Sie
Ricoh Intelligent Data Exchange validiert E‑Rechnungen automatisch und erzeugt zertifizierte Validierungsprotokolle, die GoBD‑konform archiviert werden.Automatische Meldung an die Finanzbehörden
Automatische Meldung von Rechnungsdaten an die Finanzbehörden
Neben dem Erstellen und Versenden der E‑Rechnung entsteht ab spätestens 2030 eine neue Pflicht: Rechnungsdaten müssen künftig nahezu in Echtzeit an die zentrale Plattform der Finanzverwaltung übermittelt werden.
Warum?
Die EU verfolgt mit „VAT in the Digital Age (ViDA)“ ein Modell zur europaweiten Umsatzsteuer-Transparenz. Deutschland bereitet darauf ein nationales Meldesystem vor. Unternehmen benötigen dafür einen zertifizierten Provider, der die Meldungen automatisiert abwickelt.
So unterstützen wir Sie
Ricoh Intelligent Data Exchange übernimmt diese Meldungen vollautomatisch – inklusive Status-Rückmeldungen – und entlastet Unternehmen vollständig.
Die wichtigsten Fragen zur E-Rechnung einfach erklärt
Welche Fristen gelten für die E‑Rechnung?
Die Einführung erfolgt stufenweise:
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E‑Rechnungen im B2B‑Bereich empfangen können.
- Bis 31. Dezember 2026: PDF‑ oder Papierrechnungen dürfen noch verschickt werden – aber nur, wenn der Empfänger zustimmt.
- Ab 01. Januar 2027: Versand der E-Rechnung im B2B-Bereich ist verpflichtend. Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 € gilt eine Übergangsfrist bis 31. Dezember 2027.
- Ab 1. Januar 2028: Alle B2B‑Rechnungen, auch für Unternehmen mit unter 800.000 € Jahresumsatz, müssen als strukturierte E‑Rechnungen ausgestellt werden. PDFs gelten nicht mehr.
- Voraussichtlich ab 2030: Automatische Weiterleitung an die Meldeplattform der Finanzbehörde wird Pflicht.
Diese Fristen gelten bundesweit und sind verpflichtend.
Welche Formate muss die E‑Rechnung haben?
Zulässig sind nur Formate, die dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen:
- XRechnung (Standard im öffentlichen Sektor in Deutschland)
- ZUGFeRD (Hybrid: XML + PDF‑Visualisierung)
Alle PDF‑Rechnungen ohne eingebettete strukturierte XML‑Daten gelten nicht als E‑Rechnung.
Was passiert, wenn ich mich nicht an die Fristen halte oder nicht rechtzeitig umstelle?
Wird ab 2028 weiter mit PDF‑ oder Papierrechnungen gearbeitet, drohen:
- Kein Vorsteuerabzug, da PDFs als „sonstige Rechnungen“ gelten und steuerlich nicht anerkannt werden.
- Steuerliche Korrekturen oder Nachforderungen bei Betriebsprüfungen.
- Compliance‑Risiken, da E‑Mail nicht mehr als zulässiger Übertragungsweg gilt.
- Zahlungsverzögerungen, wenn Kunden unstrukturierte Formate nicht mehr empfangen und verarbeiten können.
Kurz: Keine rechtzeitige Umstellung = echtes Finanz‑ und Betriebsrisiko!
Wie genau muss ich E‑Rechnungen versenden?
Versand:
- Nutzen Sie sichere, nachvollziehbare Übertragungswege wie PEPPOL oder Portallösungen wie TRAFFIQX®. Diese Kanäle liefern den erforderlichen Zustellnachweis und gewährleisten eine unveränderte, strukturierte Datenübertragung. E‑Mail reicht dafür nicht mehr aus.
- Senden Sie ausschließlich strukturierte E‑Rechnungen nach EN 16931 (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). PDFs ohne eingebettete strukturierte Daten gelten nicht als E‑Rechnung.
Empfang:
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen E‑Rechnungen technisch entgegennehmen und verarbeiten kann – seit 01.01.2025 ist das im B2B-Bereich verpflichtend. Übliche Wege sind PEPPOL oder Portallösungen wie TRAFFIQX®.
- Für die menschliche Lesbarkeit dürfen E‑Rechnungen (z. B. XRechnung) visuell gerendert werden; rechtlich maßgeblich bleiben jedoch die strukturierten Daten.
Was muss ich tun, wenn mein Unternehmen Niederlassungen im Ausland hat?
Für Unternehmen mit internationalen Standorten gelten oft unterschiedliche gesetzliche Anforderungen an elektronische Rechnungen. Mehrere Länder in Europa haben bereits verpflichtende E‑Rechnungsregelungen eingeführt oder befinden sich mitten in der Umsetzung.
Aktuell relevante Fristen:
- Belgien: Pflicht zur E‑Rechnung seit 01.01.2026
- Polen: Pflicht zur E‑Rechnung seit 01.02.2026
- Frankreich: Einführung der E‑Rechnung ab 01.09.2026
- Spanien: Einführung der E‑Rechnung ab 01.01.2027
Damit Ihr Unternehmen diese Vorgaben sicher und fristgerecht erfüllt, bieten wir mit RIDX eine vollständig internationale Lösung.
RIDX unterstützt Sie dabei,
- länderspezifische Formate korrekt zu erzeugen,
- verpflichtende Meldungen an nationale Plattformen einzuhalten und
- gesetzliche Updates automatisiert abzubilden, ohne dass Sie eigene Anpassungen vornehmen müssen.
Kurz gesagt: Auch bei mehreren Auslandsgesellschaften bleiben Sie mit RIDX jederzeit compliant – in allen relevanten Märkten.
Wie schnell kann ich mein E‑Rechnungsprojekt mit Ricoh umsetzen?
Mit Ricoh gelingt der Einstieg besonders schnell, weil RIDX und DocuWare ohne tiefgreifende Systemeingriffe arbeiten.
Typischer Ablauf:
- Analyse & Setup: wenige Tage
- Konfiguration & Anbindung Ihres ERP-/Finanzsystems: 1–2 Wochen
- Testphase & Go‑Live: 1–2 Wochen
Gesamtdauer: in der Regel 4–8 Wochen, abhängig von Anzahl der Systeme, Lieferanten und Dokumenttypen.
Ricoh kann durch vorkonfigurierte Module, PEPPOL‑Anbindung und Standard‑Schnittstellen deutlich schneller implementieren als viele Marktanbieter.
