Intelligent data exchange

Ricoh Intelligent Data Exchange

Rechnungen elektronisch senden und empfangen

Gesetzesänderung! Verpflichtender Empfang von eRechnungen ab 1. Januar 2025

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Der Versand von eRechnungen wird zukünftig ebenfalls für alle Unternehmen zur Pflicht. Hier gibt es aber noch Übergangsregelungen. Ebenfalls bis zur Einführung der sogenannten Meldepflicht. Das bedeutet, die EU fordert zukünftig umsatzsteuerrelevante Daten an die jeweilige Steuerbehörde zu übertragen. Ricoh als Provider im TRAFFIQX® Netzwerk ist auf diese neue Situation bestens vorbereitet. Mit über 400 Formaten setzt Ricoh auf eine Portallösung, die keine Wünsche offenlässt. Testen Sie uns!

Mit unserer Lösung bieten wir Ihnen einen einfachen Weg digitale Dokumente sicher auszutauschen

Digitalisierung von papierbasierten Geschäftsprozessen ist der wichtigste Hebel für digitales Arbeiten. Nur wenn Ihre Dokumente elektronisch vorliegen, können mehrere Mitarbeitende mobil oder an verschiedenen Standorten problemlos darauf zugreifen. Rechnungsverarbeitung ist das Paradebeispiel für einen nach wie vor papierlastigen Prozess. 


Als verlässlicher Partner für digitale Lösungen möchten wir sicherstellen, dass Ihr Unternehmen bereit ist, diese Anforderung zu erfüllen. Mit der Portallösung Ricoh IDX bieten wir Ihnen eine einfache und schnelle Möglichkeit, Dokumente elektronisch mit Ihren Geschäftspartnern auszutauschen.


Der Versand von Dokumenten wie Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen erfolgt über einen virtuellen Druckertreiber, der ganz reibungslos und schnell installiert wird. Das funktioniert ohne IT-Projekt und ohne Investitionen in Hardware oder Software. 


Mit Ricoh IDX sparen Sie Zeit, Geld und Ressourcen, denn Ihre Arbeitsabläufe werden schneller und effizienter. Und ganz nebenbei helfen Sie der Umwelt, denn wenn Sie Daten statt Papier senden und empfangen, mindern Sie Ihren CO2 Ausstoß für Druck und Transport.

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Versenden von Dokumenten

Sehen Sie in diesem Video, wie Sie mit der Lösung IDX von Ricoh Dokumente versenden können.

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Empfangen von Dokumenten

In diesem Video wird sehr anschaulich gezeigt, wie das Empfangen von Dokumenten mit der Lösung Ricoh IDX ganz unkompliziert funktioniert.

WEITERE DETAILS

Versand von Dokumenten

Das Versenden von Dokumenten ist mit Ricoh IDX denkbar einfach. Als Kunde des Ricoh IDX-Portals definieren Sie für jeden Ihrer Kunden und Lieferanten einmal das Format, so wie dieser die Dokumente empfangen möchten. Das Ricoh IDX-Portal wandelt die Dokumente nach Kundenwunsch um. Sie müssen sich um nichts mehr kümmern. 

Am besten eignen sich natürlich digitale Dokumente. So müssen die Belege nicht mehr gedruckt werden und Kosten für Druck und Porto werden eingespart. Sollte der Empfänger trotzdem Papier-Dokumente bevorzugen, druckt Ricoh gerne für sie, kuvertiert und frankiert die Briefe automatisiert. Auch das muss nur einmal im Portal definiert werden. Auch der Versand per E-Mail und sogar per Fax ist möglich. 

Hier geht es zum Ricoh IDX-Portal.

Empfang von Dokumenten

Das Empfangen von Dokumenten mit Ricoh IDX Portal ist eine effiziente Lösung. Rechnungen können digital direkt ins ERP-System gelangen und sogar automatisiert validiert und bezahlt werden. Aber jedes Unternehmen bekommt heute noch Rechnungen per Post oder per E-Mail. Diese müssen gescannt werden, um sie dem Portal zuzuführen. 

Hier haben Sie einige Optionen: Mit einem Ricoh Multifunktionsdrucker können Sie per Smart Integration – also ganz einfach per Knopfdruck - die Daten direkt in das Portal übertragen. Das ist auch die optimale Lösung, die uns von anderen Providern unterscheidet. Gerne bieten wir Ihnen auch unseren Service Intelligente Workflow Automatisierung an und digitalisieren Ihre Rechnungen für Sie. Alternativ bieten wir sogar direkt den Digital Mailroom an, also die digitale Poststelle, die wir auch gerne mit Ricoh Personal für Sie betreiben! 

Hier geht es zum Ricoh IDX-Portal.

Elektronische Rechnung

Die elektronische Rechnungsabwicklung ist sehr effizient und spart Kosten und Zeit. Mit dem Ricoh IDX-Portal können Sie Rechnungen digital empfangen und versenden. Das Senden ist denkbar einfach. Als Kunde des Ricoh IDX-Portal definieren Sie für jeden Kunden und Lieferanten einmal das Format, so wie dieser die Dokumente empfangen möchte. Das Ricoh IDX-Portal wandelt die Dokumente nach Kundenwunsch um. Sie müssen sich um nichts mehr kümmern. 

Wenn Sie Daten statt Papier verschicken und empfangen, schonen Sie Ressourcen und vermindern Ihren CO2-Ausstoß für Druck und Transport. Damit sparen Sie Druck- und Portokosten, schonen die Umwelt und sind schneller. Das wiederum erhöht die Liquidität Ihres Unternehmens.

XRechnung

Aufgrund von gesetzlichen Richtlinien muss die Öffentliche Verwaltung digitaler werden. Schon im Dezember 2016 hat der Deutsche Bundestag das E-Rechnungs-Gesetz beschlossen. Demnach müssen Behörden seit April 2020 die XRechnung empfangen können und ihre Lieferanten müssen die XRechnung zumindest an Bundesbehörden senden. Es folgen für Bundesländer und Kommunen ebenfalls zeitlich abgestufte Regelungen. 

Als Mitglied im Ricoh IDX-Netzwerk ist jedes Format möglich. Ist Ihr Kunde eine Behörde, so definiert diese einmal, dass sie die XRechnung erhalten möchte. Sie stellen die Rechnung weiter aus wie bisher und das Portal wandelt die Rechnung problemlos um und sendet diese digital an die Behörden.

Elektronische Signatur

In Ricoh IDX bieten wir beim elektronischen Versand zusätzlich Datensätze mit qualifizierter elektronischer Signatur gemäß §14 UStG an. Die Signatur kann wahlweise eingebettet oder separat mitgeliefert werden. 

Da der Empfänger eines per Signatur gesicherten Dokuments zur Überprüfung der Signatur verpflichtet ist, werden empfangene signierte Dokumente über das Ricoh IDX Portal automatisch geprüft und das Prüfprotokoll als Bestandteil des übermittelten Datenpakets beigelegt. 

Die Einrichtung der digitalen Signatur für den elektronischen Belegversand gehört zur Grundeinrichtung des Ricoh IDX Accounts.

OnlineZugangsPlattform für eRechnung - OZP

Öffentliche Behörden sind verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dieser Wechsel von Papierdokumenten hin zu reinen elektronischen Datensätzen stellt öffentliche Auftraggeber vor eine große Herausforderung. Die XRechnung ist in Deutschland seit November 2020 gesetzlich verpflichtendes Rechnungsformat, aber die meisten Behörden und Unternehmen können diese nicht verarbeiten. 

Wir haben dafür eine einfache und benutzerfreundliche Lösung parat. Mit der Ricoh IDX OnlineZugangsPlattform (OZP) stellen wir eine E-Rechnungs-Verordnung konforme Rechnungseingangsplattform online zur Verfügung. So können Sie elektronische Rechnungen erstellen bzw. hochladen und an den Rechnungsempfänger übermitteln. Ihr Vorteil: Ihre Lieferanten können die XRechnung ganz ohne Installationen oder IT-Projekte an Sie senden. Damit wird die gesetzliche Vorgabe erfüllt. 

Für Sie ergeben sich daraus aber noch viele weitere Pluspunkte. Ihre Lieferanten können nicht nur über die OZP die Rechnung an Sie einreichen, Sie sind auch über Peppol erreichbar und von vielen Tausenden Lieferanten die sich bei Ricoh IDX und im TRAFFIQX-Netzwerk angeschlossen haben. Dabei erhalten Sie neben der originalen XRechnung auch genau den Datensatz, den Sie für Ihr ERP-System benötigen und bei Bedarf ein PDF. Gern kümmern wir uns für Sie auch um die Langzeitarchivierung. Die Nutzung der Ricoh IDX OnlineZugangsPlattform ist für Ihre Lieferanten kostenlos. Fragen Sie einfach ein Nutzerkonto an.

Internationales eInvoicing

Viele Länder suchen einen Weg ihre Steuergesetze durchzusetzen. Die elektronische Rechnung und das elektronische Steuer-Reporting werden damit in immer mehr Ländern zur Norm. 

International tätige Unternehmen müssen daher verschiedene eRechnung-Standards umsetzen, wenn sie weiterhin international Geschäfte machen möchten. Die elektronische Rechnungsstellung und die Einhaltung der diversen Mehrwertsteuervorschriften gehören zu den größten Herausforderungen, denen sich Unternehmen aktuell stellen müssen. Viele Länder entwickeln eigene spezielle Rechnungsformate, die von den Unternehmen eingehalten werden müssen. Dies betrifft vorwiegend Rechnungen im B2B und im B2G (Business-to-Government) Bereich. 

Die Europäische Union arbeitet an einer einheitlichen Lösung für die teilnehmenden Länder. Dieses CTC-Modell (Continuous Transaction Control) wird als sogenanntes Meldesystem zukünftig sicherlich auch in Deutschland eingeführt werden. Zumindest wurde dies im Koalitionsvertrag der aktuellen Regierung angekündigt. 

Die vielen Regelungen machen es nicht einfach, den Überblick zu behalten. Für international agierende Unternehmen bedeutet dies einen hohen Zeit- und Kostenaufwand. Werden die Formate nicht eingehalten, kann dies mit hohen Sanktionen verbunden sein. 

Ricoh bietet Ihnen eine Plattform, die Ihre Rechnungen in das gewünschte Format umwandelt und sicher zustellt oder empfängt. Alle neuen gesetzlichen Bestimmungen werden aktuell angepasst und die weltweite Rechtskonformität ist gegeben. 

Die eInvoicing Anforderungen der verschiedenen Länder werden über die Ricoh IDX Plattform erfüllt. Ihre Rechnungen werden in das spezielle Länderformat transferiert. 

Dies sind zum Beispiel: 

  • Italien: Fattura PA (seit 01.01.2019 für B2B und B2G) 
  • Österreich: ebInterface 
  • Deutschland: XRechnung (seit 2019 für B2G verpflichtend), ab 01.01.2025 muss jedes Unternehmen im B2B-Bereich eRechnungen empfangen können
  • Skandinavien, EU, Asien: über Peppol Roaming oder VeR (Verband elektr. Rechnung) Roaming Neu hinzugekommen ist seit 01.01.2023 
  • Serbien: XML-Format mit qualifizierter elektronischer Signatur (für B2B und B2G) Zusätzlich hat die serbische Regierung ein System namens Sistem za Upravljanje Fakturama (SUF) eingeführt, das Teil der eInvoicing-Plattform des Landes ist. Das System speichert alle E-Rechnungen und stellt sie den zuständigen Behörden zum Abruf bereit. Im Fall der Nichteinhaltung drohen hohe Geldstrafen. 

Polen und Frankreich planen für 2024 bzw. 2026 eigene eInvoicing Modelle für B2B. 

Insgesamt haben wir über 450 verschiedene Formate im Angebot. Mit Ricoh als Provider im TRAFFIQX® Netzwerk sind Sie immer aktuell auf dem neuesten Stand aller internationalen Formate.

PIA – Lohn- und Gehaltsportal für MitarbeiterInnen
Das Versenden von Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist eine anspruchsvolle und aufwendige Angelegenheit. Der Versand sollte vor allem sicher sein, denn es handelt sich um vertrauliche Daten. E-Mails sind da keine gute Lösung. Der Versand der Abrechnungen per Papier ist aufwendig und durch Erstellung und Porto relativ teuer. Ein sicherer Weg ist es, wenn die MitarbeiterInnen sich Ihre Abrechnung selbst von einem Portal downloaden können. Ein Zugangslink wird individuell zugestellt und somit kann jederzeit und von jedem Ort mobil auf die Daten zugegriffen werden. Papierablage und dicke Ordner sind dann Vergangenheit. Mit PIA bietet Ricoh einen speziellen Zugang für Ihre Belegschaft, die aufgefordert wird, sich selbst im Portal zu registrieren und zukünftig dort die Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu verwalten. Wer sich nicht anmeldet bekommt automatisiert die Abrechnung weiterhin per Brief zugesandt. Die gesamte Verwaltung welche Person welches Format erhält übernimmt das Portal. Ricoh kümmert sich dann selbstverständlich um das Einladungsmanagement der MitarbeiterInnen und um den pünktlichen und seriösen Versand der Abrechnungen.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf

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Wenden Sie sich an unsere Expertinnen und Experten, um zu erfahren, wie wir Ihr Unternehmen unterstützen können. 

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Netzwerkpartner TRAFFIQX®

TRAFFIQX® ist ein B2B Netzwerk in dem zahllose Unternehmen Millionen von Dokumenten in den unterschiedlichsten Formaten elektronisch austauschen. Im TRAFFIQX® Netzwerk haben sich einige großer Unternehmen aus verschiedenen Branchen zu einem Business-Netzwerk für papierlose Prozesse im Dokumenten-Austausch zusammengeschlossen. Auch Ricoh ist Provider im Netzwerk und profitiert von Know-how, Technik und Aktualität des gemeinsamen Portals.

Mehr über TRAFFIQX® erfahren Sie hier: https://www.traffiqx.net/ueber-uns

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Verband elektronische Rechungnen

Der Verband elektronische Rechnung (VeR) sieht sich als Vertreter von Dienstleistern im Bereich der elektronischen Rechnungs- und Dokumentenverarbeitung und diesen nahestehenden Unternehmen. Wir als digitaler Dienstleister und Know-how-Träger zum elektronischen Rechnungsaustausch sind Mitglied des Verbands.

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